О тайм-менеджменте

В предыдущих сообщениях я успел рассказать вам о типовых ошибках, которых нужно избегать при разговоре с инвестором, изложенных в статье Людмилы Луньковой, опубликованной в журнале Московского клуба предпринимателей (выпуск № 3 (161), май 2009).

В том же номере есть и еще статья Людмилы, которой я хотел бы с вами поделиться.

Бородавка тети Маши, или Куда уходит время?

Письмо читателя

Здравствуйте, Людмила!
Занимаюсь предпринимательством (ИП) 5 лет... – компьютерная сфера (продажа, обучение, услуги, ...). Начинал с нуля... Сначала все казалось просто. Постоянно добавлял новые услуги, товары и, конечно, занимался как все ИП наполовину всеми делами лично.

На данном этапе имею более-менее стабильное Малое предприятие, и… ни одной минуты свободного времени. В результате развитие дела остановилось, поскольку времени на реализацию новых идей нет (а их довольно-таки много). Вник в теорию тайм-менеджмента, но понимаю, что этого мало... Основная задача – передать всю рутинную работу – работникам...

Не хватает знаний как это сделать – то есть, вопрос такой: Какими знаниями нужно владеть, чтобы эффективно управлять бизнес-проектами (несколькими проектами) – есть ли конкретный ответ, или все-таки у каждого свои методы...?

Я уверен, что вопрос актуальный для многих предпринимателей....

С наилучшими пожеланиями,
Шпуляр Андрей

---

Ох, уж это мне время, которого вечно всем не хватает.

Я еще ни разу не встречала предпринимателя, который бы не жаловался на то, что в сутках только 24 часа. Кто-то хочет хотя бы 25, а кому-то нужны все 50…

Две банальные мысли вслух:

1. Увеличение суточного времени все равно ничего не даст. Предположим, человеку положено жить 70 лет, это 613 200 часов. Так вот, даже если в сутках будет 25 часов или 50, то он-то все равно будет жить эти свои 613 200 часов.

Поэтому если уж воздыхать и жаловаться, то нужно просить не прибавки часов в сутках, а продления собственной жизни.


2. Собственно, за 600 лет даже самый последний дурак сможет стать предпринимателем.

Навык эффективного расходования времени и умение добиться многого за короткое время – это и есть то, что выделяет предпринимателя и любого успешного человека из общей массы.

Чем более эффективно это получается, тем успешнее предприниматель.

А почему, по-вашему, Пушкин стал Пушкиным, а бомж дядя Ваня – бомжем дядей Ваней?.. Ведь времени у обоих было одинаково (или у бомжа даже больше)?..

Было-то одинаково, а вот тратили – по-разному, и другой причины, уважаемый Андрей, нет. А жизнь наша измеряется событиями, ее наполняющими, как сказал Бомарше.

То есть, очевидно, что проблема не в количестве времени, а в умении им распорядиться. Потому что если бы она была в количестве часов, тогда как бы могли успевать Билл Гейтс, Потанин или Чичваркин, если не успевает уже даже Андрей?..

Андрей, вникать в теорию тайм-мендежмента дело в вашем случае бесполезное.

Это примерно то же самое, что вникать в теорию плавания, бизнеса или игры на скрипке.

Во всех названных случаях либо вы одновременно займетесь ПРАКТИКОЙ, а не только теорией, либо изучение теории вам ровным счетом ничего не даст. Только отнимет время.

В моей жизни тоже был период, когда пришлось над этим задуматься.

Это случилось, когда, еще учась в институте, и одновременно, будучи коммерческим директором фирмы, я была вынуждена остаться несколько раз на работе ночью, потому что не успевала.

Это было давненько, тогда только стало появляться понятие «маркетинг» в бизнесе, а о таком понятии, как «тайм-менеджмент», и вовсе никто не слыхивал.

И мне пришлось изобретать велосипед.

Я задумалась, почему же я не успеваю. У меня рабочий день занимает целых 8 часов, а я не успеваю.

И первое, что я сделала, перед уходом домой, я убралась на столе, и на чистом столе оставила блокнот и ручку. Я решила с завтрашнего дня составлять… баланс.

Только не денег, а часов: записывать по часам и минутам каждое свое действие.

Я хотела, чтобы у меня оставалось положительное САЛЬДО – часов, этак, 16 в день, а лучше – больше.

Откуда мне было знать тогда, что я только что изобрела один из инструментов тайм-менджмента. Конечно, я не знала этого.

Но это казалось естественно: ведь если вам не хватает ресурсов, то вы начинаете их учет – верно?

Любая фирма ведет бухгалтерский учет, чтобы учитывать финансы. Не столько для отчета перед государством, сколько для оптимизации расходов.

Я начала точно такой же учет времени: его ведь еще больший дефицит в жизни, чем денег.

Причем, если один рубль похож на другой как две капли воды, и если вам достался не первый, а второй, то вам будет все равно, то каждый час жизни человека уникален, имеет свое назначение и не похож на предыдущий час и на следующий.

Потому что в детстве нужно играть, а людей, которые не доиграли в детстве, увы, видно за километр, и они уже не смогут успеть доиграть НИКОГДА: они уже проживут так всю жизнь.

Еще в детстве нужно учиться. И того, кто не доучился, мы тоже видим за километр и тоже сочувствуем, ибо после 25-ти лет способность человека к обучению начинает стремительно улетучиваться.

А в молодости нужно любить. То есть, любить нужно всегда, но в молодости особенно, потому что если не долюбил, то уже не наверстаешь.

Когда появляются дети, нужно уделять им внимание, особенно маленьким, потому что не успел – они выросли, и им уже не нужно родительское внимание.

Когда появляется любимый человек, нужно и ему время, потому что если не успел – он ушел.

И за что не возьмешься, получается, что отложить на потом можно только работу, бизнес и то, что не страшно потерять (ПОТОМ = НИКОГДА). А больше ничего отложить нельзя: ни игру, ни учебу, ни близких людей.

Так вот, со следующего дня я начала вести временной баланс. И записывала каждый потраченный час и минуту, и дело, на которое ушел этот час, и так – ближайшие дня три, начиная каждый день с новой страницы.

А когда я через три дня прочитала, на что уходит мое время, я пришла в ужас.

3 часа в день уходило на дорогу.

Около 4-х часов в день уходило на телефонные разговоры. Причем, я разбила разговоры на «прибыльные» и «технические». Первые – это, например, разговор с клиентом, который давал фирме деньги, и от которого напрямую зависела прибыль.

Вторые – это, например, выяснения отношений со складом на предмет того, почему у них сыр с вышедшим сроком годности лежит на складе второй месяц и занимает место. Или ответы на вопросы экспедиторов, которые развозили товар по магазинам.

Оказалось, что «прибыльные» разговоры занимают едва ли 1 час…

И вот, когда я побледнела от осознания того, на что уходит мое время, потому что до этого я думала, что оно хотя бы уходит на делание денег, я услышала звонок и машинально взяла трубку.

Звонил экспедитор Дима. ХОРОШИЙ экспедитор – один из самых лучших, что у нас работали...

Слышу: «Люд, я приехал в магазин «Звездочка», а тут та дверь, через которую они всегда товар принимают, закрыта. Что делать, ехать дальше?»

Отвечаю: «Дим, попробуй в другую дверь», – и кладу трубку.

Звонок:
– Люд, я зашел в другую дверь, но тут только продавцы.
[У него ведь мозг устроен как компьютер. Нужна красная дверь с отломанной ручкой и звонком справа, и тетя Маша с бородавкой над глазом. А если дверь зеленая, а тетя Маша сегодня утром сходила в салон красоты, и бородавки больше нет, то у него ступор. Повторяю, это наш лучший экспедитор. Он, хотя бы, не воровал.]
– Дим, ты попроси продавца, чтобы он позвал товароведа, или сказал тебе, куда зайти.
[Кладу трубку.]

Звонок:
– Люд, а тут какой-то товаровед новый, и она не знает, что они товар заказали.
[Я прошу дать мне товароведа.]
– У вас там должен быть где-то журнальчик, где вы записываете, что заказали и на какое время.
– Да, есть журнальчик.
– Поищите там, пожалуйста, Ваш заказ для фирмы «Альфа» – это мы.
– Нашла!
– Принимайте товар!
[Кладу трубку.]

Звонок.
– Люд, а тут в накладной записано 2 коробки зеленого горошка, а у меня в машине только одна. А из-за этого товаровед не хочет принимать товар, потому что в накладной от руки править нельзя.
[Я снова прошу товароведа.]
– Назовите закон, в соответствие с которым в накладной нельзя делать правки от руки.
– Откуда я знаю, какой закон. Там, где я раньше работала, мы никогда так не делали.
[Я лихорадочно листаю блокнот и нахожу имя.]
– А вы не могли бы попросить Виктора Степановича, чтобы он объяснил вам, как вы будете делать на новом месте работы?
– Виктор Степанович отошел.
[Я начинаю выходить из себя.]
– В этом мире, или в иной?
– Нет, что вы, ну и шутки у вас, конечно, в этом, просто отъехал, сказал, что будет через час.
– Попробуйте ему позвонить.
[Кладу трубку.]

Звонок:
– Люд, все нормально, я еду в другой магазин, у меня впереди еще 5.
– Ага… А у меня еще 5 экспедиторов и 25 товароведов…
– Что?!
– Ничего, Дим, езжай.
[Я снова набираю номер, звоню на склад.]
– Федя, в Диминой машине не хватило ящика горошка.
– Я клал.
– Уверен?
– 100%!
– Понятно. Значит, 50% с тебя, и 50% с Димы.
[Кладу трубку.]

Звонок:
– Люд, представляешь, оказывается грузчики, когда машину грузили, одну коробку прислонили к двери, чтобы она не закрывалась, а потом забыли ее погрузить!
– Уверен?
– Да!
– Значит, Дима, выходит, не виноват?
– Выходит, не виноват…
– Значит, пострадает зря?
– Ну, да…
– Значит, вторые 50% с грузчиков.

Это в рассказе такая история в 2 странички помещается. А в реальности она занимает гораздо больше, хотя бы потому, что каждый звонок вырывает вас напрочь из того дела, которым вы занимаетесь. И потом нужно некоторое время на то, чтобы сосредоточиться и вернуться к тому, чем вы давеча занимались.

Причем, на это я обратила внимание, только составляя свой «баланс». До этого я бы думала, что какое-то время я занимаюсь одним делом, потом отвечаю на телефонный звонок, и сразу же возвращаюсь к прежнему делу, с прежней эффективностью.

На деле же, самое малое, что происходит, падает эффективность, поскольку рассеивается внимание.

Ну, а после иного телефонного звонка, я вовсе оставляла дела и шла пить кофе.

Я продолжала вести баланс и продолжала приходить в ужас некоторое время.

Примерно через месяц, я поднимала трубку телефона уже не просто так, как раньше, а с ясным чувством, что вот именно сейчас я начинаю терять больше всего времени.

Я входила в транспорт с осознанием того, что все виды транспорта и пешеходные прогулки занимают в моей жизни почетное второе место.

Я приступала к кофе и обеду, отдавая себе отчет в том, что это – бронзовая медаль.

И, в конце концов, при всем при этом я была коммерческим директором, и моя основная задача была делать прибыль, а не ездить в транспорте, обедать или выяснять по телефону, куда могла деваться бородавка тети Маши.

А еще через месяц начались изменения. Причем, я не планировала их и не думала, что после того, как начну вести «баланс», я естественно буду что-то внедрять. Вовсе даже нет. Сначала я просто хотела выяснить, куда уходит время.

Потом мне стало так страшно, что я хотела перестать вести этот «баланс» и продолжать пребывать в неведении, и убеждать себя, что я создаю прибыль компании.

Но я нашла в себе силы продолжать вести баланс, чтобы просто знать и видеть.

А потом как-то само собой, видимо, вследствие того, что эта мысль о времени всегда «сидела» в голове, оно начало оптимизироваться.

Сначала я изменила систему оплаты экспедиторов. Они стали получать премии за то, что по дороге ни разу не позвонили на фирму.

Это создало ряд иных проблем, и бывали ситуации, когда лучше было бы, если бы они позвонили. Но в целом, это колоссально сэкономило время, и это время было дороже потерь, которые получились от того, что если дверь магазина за ночь перекрасили в другой цвет, то экспедитор уезжал в следующий магазин, а потом мне говорил: «Что-то я их не нашел… Может, они переехали?..»

Потом я четко разбила день на 3 части. В первой части я размещала все телефонные звонки. Сюда входили и клиенты, и собственные сотрудники, и чужие сотрудники. Во второй части я занималась письмами, факсами, отчетами и всей бумажно-компьютерной работой. В третьей части я назначала все встречи, совещания и поездки.

Под эти три части своего дня я постаралась по возможности подстроить фирму. То есть, если кладовщик хотел решить со мной какой-то вопрос, он знал, что лучше это сделать в первой половине дня, потому что во второй меня может не быть в офисе.

А если кто-то из сотрудников в офисе хотел решить какой-то вопрос, он знал, что если зайдет утром, то, скорее всего, я буду говорить по телефону.

Разумеется, я не могла перестроить своих руководителей, поэтому все переговоры там, которые назначала не я, я отнесла к «форс-мажору».

Потом я немного изменила полномочия людей, и названия некоторых должностей. Например, кладовщик Федя стал заведующим складом Федором Ивановичем, получил повышение зарплаты и премию в том случае, если целый месяц я не решала складских вопросов, а в конце месяца результаты инвентаризации были удовлетворительными.

Далее, некоторые обязанности, которые я взяла на себя добровольно, я перегрузила на других сотрудников. Мало того, что оказалось, что они выполняют их не хуже меня, так они еще успевали подумать, и внести усовершенствование в то, что я делала «по-старому» и хуже, чем можно было делать.

Наконец, вечером любого дня, я составляла план на следующий день по тому же принципу: сначала звонки, потом бумага и компьютер, потом поездки и встречи.

Решая эти вопросы, я невольно обратила внимание на свои психологические особенности, и намного ближе с собой познакомилась.

Например, я поняла, что дела, которые мне не хочется делать, например, выяснять отношения с должниками, которые не торопятся платить нам деньги за товар, я откладываю напоследок. И они лежат грузом на мне все время, пока я не хочу их делать.

И они мне портят настроение, совсем чуть-чуть, но портят, потому что я знаю, что рано или поздно я все равно должна буду звонить в эту фирму и ругаться.

А лучше не работать вовсе, чем работать с плохим настроением…

Этим самым, я, к тому же, еще и затягивала решение вопросов.

Я даже заметила за собой, что когда в перечне звонков оставался только пункт 10 «позв. по долгам», я шла пить кофе, даже если пила его вот только 20 минут назад. Но мой организм совершенно четко мне подсказывал, что пора пить кофе. А пока я его пила, я вдруг вспоминала «очень важное» дело, которое нужно «срочно» сделать!

И несколько раз неприятное дело снова откладывалось в долгий ящик, и соответственно омрачало настроение.

Во-вторых, я поняла, что были такие дела, за которые я держалась, и непременно хотела сама их выполнять: казалось, что именно эти дела будто повышают значимость человека и придают ему вес.

Я отлично знала, что кто-то сделает это не хуже меня, но само осознание того, что кто-то способен справится не хуже, малодушно раздражало, поэтому я делала сама. Причем, это прошло сразу же, как я одно такое дело отдала. Я почувствовала только облегчение, что, наконец, мне не надо это делать.

Наконец, были такие дела, про которые я думала: «легче сделать самой, чем объяснить, что нужно». Если это дело было разовым, то так бы и было, но оказалось, что многие такие дела были не разовыми, а повторялись, а я так про них думала.

И так далее. Повторюсь, что я вовсе не планировала, что буду делать именно так.

Начало всему положили те блокнотик с ручкой, которые я приготовила на своем столе, решив, что не только буду составлять план, что нужно сделать за день, но еще и отчет о том, что реально удалось сделать.

У каждого человека время тратится по-разному и на разное, и даже от личных психологических особенностей многое зависит, и универсального рецепта для всех тут не может быть.

Но вот этот инструмент – ведение временного баланса поможет любому человеку. Потому что сконцентрирует его внимание на том, на что уходит именно его время, и заставит мозг работать над этим постоянно.

В какой-то степени это сделает вас параноиком, потому что, приступая к очередному делу, вы будете каждый раз вспоминать: «и вчера и позавчера именно оно забрало большую часть моего дня!», но из-за того, что вы это вспомнили, вы будете тут же оптимизировать работу.

А потом прошло время, сначала я ушла с работы, потом начала заниматься консалтингом, и у меня больше не было руководителей. Это тоже занятие не для тех, у кого хворает самодисциплина. Видите ли, почти любой человек, зная, что у него впереди два месяца, первый месяц не будет делать ничего. Потом две недели будет работать спустя рукава.

И, наконец, оставшиеся две недели начнет лихорадочно нагонять упущенное, работая ночами, чтобы закончить работу в срок, вовремя сдать отчет и не попасть на штрафные.

Дальше появился Московский клуб предпринимателей, прошла встреча, на которую пришел Глеб Архангельский, я впервые услышала термин «тайм-менеджмент», и узнала, что изобретенный мною велосипед ездил по миру уже тогда, когда я еще даже в планах своих родителей не появилась.

Так что, совет прост, Андрей. Бросайте теорию тайм-менеджмента – пустое это дело. И займитесь его практикой.

Просто начните вести учет, на что уходит ваше время.


Лунькова Людмила,
Президент Московского клуба предпринимателей